AMS 운영 매뉴얼

1. 개요

본 문서는 AMS Server 운영 표준 가이드입니다.

1.1. 소개

- Approval Management System

: 내부 보안 인프라에 의해 보안이 적용되어 내부에서 유통되는 컨텐츠(문서/도면)를 업무상의 목적(기관제출, 보도자료제공, 내부보고 등)으로 외/내부로 안전하고 편리하게 유통시키는 내부 결재/관리시스템입니다.

• 정보의 무결성 : 중요 메일 데이터를 의도하지 않게 타인이 수취하거나 악용되는 사례를 차단할 수 있어 원천자가 작성한 데이터의 변질업이 전달되어 정보의 무결성 보장가능.
• 보안의식 향상 : 외부로 유통시 승인 반출 프로세스를 통하는 정책이 수립되기에 조직원의 보안의식 향상.
• 감사 및 추적 : 내/외부로 유통되는 문서의 이력 관리를 통하여 보안 감사 및 사고시 추적 가능.

1.2. 프로세스

• 암호화 해제를 위해서는 승인결재를 받아야 해제가 가능하며 승인 이력(로그)은 사후 보안감사에 활용할 수 있습니다.

1. 기안자 : 보안문서 암호화 해제 신청
2. 결재자 : 보안문서 암호화 해제 승인
3. 외부사용자 : 외부전송용파일은 설정된 비밀번호 및 정책에 의해 파일 접근
4. 보안관리자 : 요청 및 이력 조회

1.3. 주요기능

1. 결재 신청 : 문서보안 트레이 아이콘 및 암호화 파일의 우클릭 메뉴를 통해 접속 및 결재 신청이 가능.

• SSO연동을 통한 접속 : 홈페이지로 이동
• 파일 우클릭을 통한 접속 : 해당 파일이 업로드된 신청페이지로 이동

2. 결재 유형 : 암호화 해제 요청을 읽기/편집 권한이 있는 문서만 가능하며 외부전송파일 생성은 관리자/기안자가 제한 설정하여 반출 가능.

• 암호화 해제 : 단순 복호화 하는 기능으로 사용자 PC 정책에 따라 다운로드 받은 복호화 파일을 열거나 저장할 때 다시 암호화되기 때문에 주의해야함
• 외부전송 파일 : 사외로 전송하는 파일을 여러 정책으로 제한하여 외부로 반출할 수 있음 (비밀번호, 열람횟수, 자동파기, 출력허용, 다운로드 횟수, 유효기간)

3. 결재자 정책 : 결재자 부재 시 대결자 기능 및 후결 기능을 통해 대리 결재가 가능.

• 대결자 기능 : 기존 결재자를 대신할 대리 결재자를 통해 결재
• 후결 기능 : 후결기능을 사용하면 기안자가 기안하는 즉시 결재

4. 결재알림 및 업/다운로드 컨트롤 지원

• 결재 접수/완료시 사용자/결재자에게 실시간으로 알림 메시지가 전달
• 파일/폴더 추가 삭제 기능 외 단일/다중 파일/폴더를 Drag&Drop으로 추가하는 기능 지원
• 첨부파일 가능개수 500개, 용량 2GB까지 지원하며 승인된 다중 파일 다운로드 시 Zip 압축하여 다운로드 지원

5. 연계기능

• 승인반출시스템과 통합결재시스템은 결재 API를 통해 연계가 가능.

2. 시스템 관리

1. 시스템 관리

• 시스템 기능 설정 : 결재 신청 페이지의 요청 방법 선택 기능
• 그룹사 관리 기능 설정 : 그룹사별로 관리가 필요한 경우 사용
• 원본 파일 저장 경로 : 업로드 되는 보안문서 "원본" 파일 경로 (기본적으로 삭제되지 않음)
• 반출 파일 저장 경로 : 요청 방법에 맞게 변경되어 "반출"된 파일 경로 (만료시 자동 삭제)
• 시스템 설정 파일 경로 : 승인반출 시스템 설정 파일 경로
• 개별이미지 기능 설정 : 사이트 고유의 CI 및 메인 이미지 사용 설정

2. 결재 관리

• 후결 기능 사용 여부 : 후결 기능 사용 여부 설정
• 후결 제한 건수 설정 : 진행중인 후결 건수 제한 설정
• 첨부파일 개수 설정 : 결재 신청 가능한 첨부 파일 개수
• 첨부파일 용량 설정 : 첨부 가능한 파일 용량 (1개 파일)
• 외부전송 파일 유효기간 설정 : 외부전송 파일 유효기간 설정 (초과 시 열람 불가능)
• 다운로드 유효기간 설정 : 승인된 결재 건에 대한 다운로드 유효기간 설정 (초과시 다운로드 불가능)
• 다운로드 횟수 설정 : 승인된 결재 건에 대한 다운로드 횟수 설정 (초과시 다운로드 불가능)
• 대결자 권한 부여 기간 설정 : 결재권 위임 기간 제한 설정
• 리스트 목록 개수 : 리스트 페이지 목록 개수 설정
• 관리자 정보 : 오류 페이지에 보여줄 관리자 정보 설정

3. 커스텀 정책 관리

• AMS 승인반출 시스템의 기능을 제어하는 커스텀 정책을 확인하고 설정

4. 결재자 정책 관리

• 결재자 정책을 통해 직급으로 결재자를 등록

# 기본 결재자 : 인사정보의 직급을 연동하여 결재자를 등록할 수 있음.

# 하위 결재자 : 기본결재자로 등록된 직급이 아닌 사용자가 소속 부서에 대한 결재 가능 
               (자가결재 권한 없음)

# 추가 결재자 : 기본결재자로 등록된 직급이 아닌 사용자가 소속 부서에 대한 결재 가능

# 부서별 결재자 : 기본결재자로 등록된 직급이 아닌 사용자가 지정 부서에 대한 결재 가능
                 하위 결재자 (자가결재 권한 없음) 선택 가능

5. 관리자 정책 관리

• 결재에 관한 상세내역과 대결자를 관리할 수 있는 시스템 관리자 추가 가능
• 결재에 관한 상세내역을 확인할 수 있는 감사자 추가 가능

1. 시스템 관리자 페이지

• 왼쪽 탭에 결재자가 확인할 수 있는 탭 생성

2. 감사자 페이지

• 왼쪽 탭에 감사자가 확인할 수 있는 탭 생성

6. 후결 정책 관리

• **[시스템 관리]**에서 설정했던 후결 기능을 예외로 적용시킬 사용자 등록

7. 반출유형 관리

• 반출 신청시 선택할 반출유형을 추가가능
• 사용자가 결재신청시 추가한 반출유형을 선택하여 기록이 가능.

8. 관리자 정보 관리

1. 시스템 관리자 비밀번호 변경

• AMS 관리자페이지에 접속하는 amsmanager 패스워드 변경

2. 시스템 관리자 IP 설정

• AMS 서버에 접속 가능한 IP 대역 설정

3. 사용자 비밀번호 초기화

• 기존 비밀번호로 접속 불가능
• DS 관리자 콘솔에서 재설정 가능

9. 대결자 관리

• 지정 결재자의 권한을 일정기간 위임시킬 대결자 등록

10. 사용자 관리

• AMS 승인반출시스템 사용자 목록을 확인 & 유형별로 조회가능

11. 로그 관리

• AMS 승인반출시스템 페이지에서의 활동 이력을 확인 & 유형별로 조회 가능

12. 공지사항 관리

• 해당 탭에서 공지사항을 등록할 수 있음
• AMS 승인반출시스템 메인 페이지와 공지사항 탭에서 확인할 수 있음

13. 자주하는 질문 관리

• F&Q를 등록하여 사용자들의 문의를 줄일 수 있음

14. 결재대기

• 해당 탭에서 결재대기 중인 결재 건을 확인할 수 있음

15. 결재완료

• 해당 탭에서 결재완료된 결재 건을 확인할 수 있음

16. 결재반려

• 해당 탭에서 결재반려된 결재 건을 확인할 수 있음

17. 통계 리포팅

대시보드

• 결재 신청 현황과 요청방법, 반출유형을 그래프로 확인 가능
• 그 외 결재 신청에 관한 상세 내역을 신청추이, 최다 신청자 (TOP10) 해당 란에서 확인.